Consejos y estrategias para la gestión del tiempo

La clave de la productividad , el gran secreto, es la gestión eficaz del tiempo. La gestión del tiempo es la estructuración consciente de su tiempo para ayudarle a hacer más. La estructura es muy importante para ayudar a que nuestro cerebro se sienta seguro y productivo, lo que nos lleva a una versión más eficiente y feliz de nosotros mismos. Puede parecer desalentador, pero la mejor parte de nuestro mundo impulsado por la tecnología es que existen herramientas y equipos para maximizar el tiempo que tienes, lo que facilita la gestión del tiempo.

Las consecuencias de no saber cómo gestionar el tiempo son, lamentablemente, mayores de lo que parecen. Es posible que no cumpla con los plazos, se sienta apurado, produzca un trabajo de mala calidad y experimente un alto nivel de estrés. Nada de ésto es necesario. Sólo necesitas una estrategia de gestión del tiempo y algunas herramientas que te ayuden a realizar el tipo de trabajo que eres capaz de hacer y también liberar horas de tu día que ni siquiera sabías que tenías.

Saber que tiene herramientas efectivas de administración del tiempo en su bolsillo trasero le garantizará que se sienta menos estresado. Podrás completar tareas fácilmente y con confianza. No solo se ganará una reputación por su trabajo rápido, sino que también será conocido por su actitud relajada, ligera y libre de estrés, lo que hará que más personas quieran trabajar con usted. Suena genial, ¿verdad? Y es completamente alcanzable.

Las claves para un plan sólido de gestión del tiempo:

Plan de gestión del tiempo

Comprenda cuánto tiempo tiene de manera realista

Es importante ser honesto consigo mismo acerca de cuánto tiempo le llevarán las cosas, cuánto tiempo necesita para los descansos (sí, necesita descansos) y cuánto tiempo, específicamente, realmente tiene. Si intentas dedicar más tiempo a tu día de lo que realmente puedes manejar, fracasarás, te quedarás atrás y gastarás más tiempo y energía en estresarte que en hacer las cosas. Afortunadamente, existen herramientas que pueden ayudarle a maximizar el tiempo del que dispone. Para cualquier trabajo en una computadora que signifique duplicar sus pantallas. Se ha demostrado que un segundo monitor aumenta la productividad entre un 20 y un 30 %, lo que le permite ahorrar más de 8 horas a la semana. Ha sido un salvavidas para mí. He pasado mucho tiempo alternando entre pestañas y ahora, todo eso desapareció. Además, con el zoom en pleno apogeo, puedo tener Zoom en una pantalla y documentos abiertos en otra (aunque trato de no ser la persona que siempre está mirando lejos de la cámara). El monitor insignia de Sidetrak también es portátil, lo que le permite ahorrar aún más tiempo cuando está de viaje.

Prioriza tus objetivos del día

Haga una lista de tareas pendientes de las cosas que necesita lograr y coloque esa lista en orden de importancia con las cosas más importantes en la parte superior. Esto suena simple, pero no lo hagas simplemente "en tu cabeza". Escríbelo. Divida la lista en “lo que debe hacer” y lo que “podría hacer”, reconociendo que si no puede lograrlo todo, está bien. Si tiene problemas para priorizar, pruebe el sistema de gestión del tiempo de Mark Forster, The Final Version . Recomienda priorizar comparando la importancia de cada tarea. Hace que priorizar sea manejable y casi meditativo.

Delegar

Si está en una posición en la que puede delegar algunos de los elementos de su lista de tareas pendientes a otras personas, debería hacerlo. Parte de una buena gestión es una comunicación clara sobre la ayuda que necesita para lograr sus objetivos. Obtenga más información sobre cómo delegar aquí . Si no tiene a nadie que lo ayude, de manera similar puede delegar parte de sus tareas en tecnología y herramientas diseñadas para ayudarlo.

Utilice herramientas de gestión del tiempo.

Prepárese con herramientas de administración del tiempo que hagan que sus tareas tomen menos tiempo y lo hagan responsable. Aquí se revisa una gran lista de software de gestión del tiempo . Sin embargo, la herramienta más antigua y barata del paquete es una lista de tareas pendientes. Nunca falla.

Manténgase flexible y portátil

Estamos en constante movimiento y empacar y cambiar de marcha es una pérdida de tiempo increíble, que elimina el tiempo que tanto necesita de su agenda. Manténgase portátil para poder seguir la corriente. Se ha demostrado que los segundos monitores aumentan la productividad, pero a menudo solo se utilizan en espacios de escritorio permanentes. Con el segundo monitor portátil de Sidetrak que se conecta directamente a su computadora, no tiene que empacar para dar su próximo paso. Su productividad sigue a donde quiera que vaya y su cronograma de administración del tiempo permanece intacto incluso con cambios y reubicaciones de último momento.

Establecer límites de tiempo, plazos y objetivos.

Una vez que comprenda cuánto tiempo tiene y qué debe lograr, es hora de organizar su día. Aquí no hay lugar para vaguedades; se específico. Divida su día en períodos de tiempo con un objetivo adjunto a cada período. Los plazos son importantes para la gestión del tiempo. Incluso si una tarea ya tiene una fecha límite final, también necesitas fechas límite más pequeñas para ti. Por ejemplo, si tiene un proyecto que debe realizarse antes del final de la semana, también necesitará plazos más cortos sobre cuánto debe lograr cada día o cada hora. Los plazos te dan pocas endorfinas de éxito cuando los alcanzas. Es importante saber que ha logrado algunos pasos para tener la motivación para seguir adelante. Recompénsese cuando cumpla con los plazos que se propuso y asegúrese de trabajar tiempo para descomprimir su agenda y tomar descansos a lo largo del día. Al fin y al cabo, eres tu propio jefe. Se bueno.

Sigue tu tiempo

Es importante asegurarse de ser responsable de los límites de tiempo y los objetivos que establezca. Puede utilizar cualquiera de estas aplicaciones para realizar un seguimiento de su tiempo. Yo uso Toggl. Es gratis para individuos y una vez que hago clic para activarlo, inmediatamente estoy más concentrado. Cuando se está ejecutando un rastreador, es menos probable que haga clic en Twitter y comience a desplazarme. No entiendo exactamente por qué, pero es casi como si si lo hiciera, estuviera mintiendo en el mostrador. ¡Simplemente funciona!

Dejar de dilatar

Pero el primer paso es simplemente comenzar... o hacer clic en ese rastreador. La procrastinación es una enorme barrera para la productividad a la que me enfrento constantemente. Cuando procrastinamos, pasamos más tiempo preocupándonos por cómo hacer una tarea que realizándola. Es una enorme pérdida de tiempo, pero a veces parece imposible de superar. Afortunadamente, existen algunos trucos que pueden ayudar.

La “regla de los dos minutos” es una recomendación que se volvió viral del empresario Steve Olenski . La idea es la siguiente: si ve una tarea o acción que sabe que se puede realizar en dos minutos o menos, hágala inmediatamente.

The Now Habit es un libro de Neil Fiore que describe un proceso de "desprogramación", lo que significa crear su lista de tareas pendientes con las cosas divertidas primero. Este método es una solución para aquellos de nosotros que nunca nos permitimos tiempo libre porque tenemos “demasiado trabajo que hacer”. Permite que las personas se diviertan primero para que puedan llegar renovados al resto del trabajo.

Cíñete a tu plan con la ayuda de estrategias de gestión del tiempo.

Existen muchas técnicas sobre cómo dividir su tiempo, recompensarse y concentrarse. No hay una “respuesta correcta” aquí. Diferentes enfoques funcionan mejor para cada persona, así que prueba el que te llame la atención de inmediato, pero si no funciona, sigue adelante y prueba uno diferente. Aquí no hay fracaso, simplemente todos actuamos de manera diferente.

Técnicas de gestión del tiempo

El procesamiento por lotes consiste en descubrir cómo se superponen o son similares varias tareas, de modo que al completar una, se completan o al menos se avanza en muchas. Mire sus listas de tareas pendientes, agrupe elementos similares y cree una ruta a lo largo del día que requiera menos rebotes.

El método de fragmentación divide su tiempo en partes en las que se concentra específicamente en cada grupo de tareas durante un período de tiempo específico. Es una versión más general de la Técnica Pomodoro.

En la Técnica Pomodoro , después de elegir la tarea, configuras un cronómetro y trabajas en esa tarea durante 25 minutos. Cuando suena el cronómetro, pones un cheque en una hoja de papel y vuelves a configurar el cronómetro. Usted toma descansos programados según la cantidad de cheques en su papel cuando suena el cronómetro cada vez.

Getting Things Done es un sistema de gestión del tiempo creado por David Allen que se ha convertido en un imperio de la productividad. Es un proceso para sacar todo de su cabeza y plasmarlo en papel, de modo que sea más fácil administrar sus tareas y su tiempo mientras tiene la cabeza despejada para concentrarse.

Consejos para administrar el tiempo

La gestión del tiempo es más difícil para algunas personas, especialmente aquellos de nosotros que nos distraemos fácilmente. Si tienes dificultades para gestionar el tiempo, prueba estos consejos.

1. Dejar de dilatar
2. Ponte límites. Empiece poco a poco y aprenda a decir no a las cosas que no puede afrontar.
3. Lo he dicho un par de veces, pero los descansos y las recompensas son importantes.
4. Organiza tu espacio de trabajo.
5. Utilice herramientas como el segundo monitor portátil de SideTrak para hacerlo más eficiente y mantenerse flexible.
6. No intentes realizar múltiples tareas. Concéntrese en un elemento a la vez.
7. Recuerde las claves de su sistema de gestión del tiempo: ¡priorice, programe y cúmplalo!

La gestión del tiempo puede parecer una gran tarea, pero con un poco de ayuda del equipo de SideTrak y un poco de práctica, gestionar el tiempo de forma eficaz se convertirá en algo natural. Pronto tendrá un proceso de gestión del tiempo saludable para toda la vida, mayor productividad y un menor nivel de estrés. Prepárese con herramientas para el éxito, como un segundo monitor portátil. Simplemente empieza. Tienes esto.