Comment éliminer la surcharge de courrier électronique

« Vous ne « trouverez » jamais de temps pour quoi que ce soit. Si vous voulez du temps, vous devez le gagner. – Charles Buxton

Il existe toutes sortes de mesures disponibles sur le temps perdu chaque jour par le simple fait de consulter ses e-mails, chacune étant calculée selon sa propre mesure . Combien de temps faut-il pour lire et répondre individuellement aux messages entrants ? Combien de temps faut-il pour se recentrer après avoir détourné sa concentration de sa tâche précédente ? Quelle est la contribution à long terme à vous submerger alors que vous avez inévitablement l'impression de ne rien faire ?

Lorsqu’il s’agit de discuter de vos messages écrits, vous avez le choix. Vous pouvez lever les mains de frustration jusqu'à ce que les e-mails inutiles cessent d'arriver. Ou vous pouvez apprendre à gérer correctement votre boîte de réception indisciplinée.

En utilisant quelques outils simples de gestion de courrier électronique, prendre les rênes de votre correspondance en ligne n'a jamais été aussi simple.

Créer des limites

Avez-vous entendu l’expression « Vous apprenez aux gens comment vous traiter » ?

Pensez à quelqu'un dans votre vie qui, s'il est contacté, ne répondra tout simplement pas immédiatement. Imaginez maintenant une autre personne que vous connaissez à l’opposé de ce spectre. Avez-vous des attentes différentes à l’égard de ces personnes ? Modifiez-vous votre propre comportement pour vous adapter à leurs styles de réponse ?

Se prosterner devant chaque message entrant peut être un comportement de routine, à tel point que ne pas vérifier constamment les messages entrants et les notifications par courrier électronique entraîne son propre stress.

Mais comme le dit Tim Ferriss : « Créez du slack, car personne ne vous le donnera. »

La première étape pour gérer votre courrier électronique et donc votre productivité consiste à créer des limites et des attentes raisonnables en matière de temps de réponse.

Réserver du temps

L'efficacité et la productivité ont tendance à augmenter lorsque nous nous tenons responsables du respect d'un calendrier.

Des tactiques comme la technique Pomodoro oula méthode Seinfeld sont idéales pour réduire la procrastination et augmenter la concentration. Configurer votre poste de travail avec plusieurs écrans permet d'organiser vos projets et de réduire le temps passé à basculer entre les onglets.

Lorsqu'il s'agit spécifiquement de vérifier les e-mails et d'accorder votre attention à leur réponse, la création d'heures fixes permet de réduire l'inondation d'informations et la surcharge d'e-mails. Selon votre rôle, consulter vos e-mails toutes les heures, voire moins fréquemment, disons 2 à 3 fois par jour, peut fonctionner. Cela dépend de l'individu. Il n’existe pas de réponses universelles.

Le but est de remettre en question votre réflexe « Je dois… » lorsqu’il s’agit d’e-mails. Dois tu? Quelle est son importance en ce moment ? Reconnaissez que nous nous sommes entraînés à être toujours connectés et réactifs, et que changer ce comportement prendra du temps.

Considérez la situation dans son ensemble

Ne vérifiez pas vos e-mails tôt le matin ni tard le soir. Tout problème ou demande que vous rencontrez peut persister, perturbant l'élan de la matinée ou préoccupant et distrayant d'une bonne nuit de sommeil.

C'est le concept derrière « Inbox Zero » popularisé par Merlin Mann : « Il s'agit de savoir comment récupérer votre courrier électronique, votre attention et votre vie. Ce « zéro » ? Il ne s'agit pas du nombre de messages qui se trouvent dans votre boîte de réception, mais de la part de votre propre cerveau dans cette boîte de réception. 

Le courrier électronique n’est pas la seule chose dont vous disposez, alors ne le laissez pas se faire au détriment du reste de votre vie.

Choisissez non seulement quand, mais si

La surcharge d’e-mails est réelle. Les e-mails envoyés ont tendance à susciter entre 1 et 2 e-mails renvoyés en réponse. Au fil du temps, les secondes cumulées perdues dans les messages entrants et la croissance exponentielle des e-mails renvoyés ont des conséquences néfastes.

Il est juste de considérer comment le fait de ne pas répondre pourrait être interprété. Mais si vous êtes globalement communicatif et réactif envers vos collègues, est-il nécessaire de continuer les allers-retours en envoyant un énième message dans le fil de discussion ?

Prioriser

Répondez aux e-mails depuis un lieu prioritaire et non récent. Même si une réponse prend plus de temps ou est plus difficile à rédiger, la priorisation vous aide à libérer de l'espace mental et à augmenter la productivité.

Configurer un répondeur automatique

Compte tenu de votre rôle individuel au travail, existe-t-il un segment d’e-mails entrants pour lequel vous pouvez créer une réponse automatique ? Existe-t-il un modèle que vous pouvez utiliser pour les demandes répétées ? Êtes-vous en mesure de louer le rôle d’emailing ?

S'il y a des aspects que vous pouvez automatiser, vous économiserez de nombreuses heures et jours cumulés à long terme.

Utiliser les fonctions d'archivage et de recherche

Certains d’entre nous répondent à chaque notification par courrier électronique et visent à maintenir notre boîte de réception à zéro. D'autres ont littéralement des milliers de messages non lus.

Vous devrez peut-être prendre le temps de parcourir les e-mails encore marqués comme nouveaux. Vous êtes peut-être du genre courageux qui opte pour une suppression groupée et une actualisation complète. Si cette dernière option vous semble risquée, utilisez la fonction d'archivage pour classer d'abord les messages de ceux que vous ne pouvez pas risquer de contrarier.

La fonction d'archivage est également efficace pour organiser votre boîte de réception email. Archivez tout ce que vous avez lu et qui ne nécessite pas de suivi et utilisez votre boîte de réception uniquement pour les éléments nécessitant une réponse.

Utilisez la fonction de recherche si jamais vous avez besoin de retrouver une conversation précédente. Avec ces outils faciles à utiliser, vous n'avez vraiment pas besoin d'un système de dossiers compliqué ou d'une boîte de réception pleine à craquer.

Désactiver les notifications par e-mail

Vous pouvez choisir de faire savoir à un groupe sélectionné d'utiliser Slack ou des messages texte pour vous joindre en cas d'urgence. Sinon, attendez-vous à ce que le courrier électronique ne reçoive probablement pas de réponse immédiate.

En sortant des montagnes russes des notifications par courrier électronique, vous montrerez à vous-même et aux autres que vous pouvez être plus efficace en minimisant les distractions.

Reprenez le contrôle de votre journée de travail. Cela induit une liberté que peu d’entre nous réalisent que nous pouvons choisir.