Cómo eliminar la sobrecarga de correo electrónico

“Nunca 'encontrarás' tiempo para nada. Si quieres tiempo, debes conseguirlo”. -Charles Buxton

Hay todo tipo de mediciones disponibles sobre cuánto tiempo se pierde cada día por el simple hecho de consultar el correo electrónico, cada una calculada según su propia métrica . ¿Cuánto tiempo lleva leer y responder individualmente los mensajes entrantes? ¿Cuánto tiempo es necesario para reenfocarte después de desviar tu concentración de tu tarea anterior? ¿Cuál es la contribución a largo plazo para sentirse abrumado cuando inevitablemente siente que no está haciendo nada?

Cuando se trata de discutir sus mensajes escritos, usted tiene una opción. Puede levantar las manos por la frustración hasta que dejen de recibir correos electrónicos innecesarios. O puede aprender cómo administrar adecuadamente su bandeja de entrada de correo electrónico rebelde.

Al utilizar algunas herramientas sencillas de administración de correo electrónico, tomar las riendas de su correspondencia en línea nunca ha sido tan fácil.

Crear límites

¿Has oído la expresión “Le enseñas a la gente cómo tratarte”?

Piense en alguien en su vida que, si lo contactan, simplemente no responderá de inmediato. Ahora imagina a otra persona que conoces en el extremo opuesto de ese espectro. ¿Tiene expectativas diferentes para esas personas? ¿Altera su propio comportamiento para adaptarse a sus estilos de respuesta?

Doblegarse ante cada mensaje entrante puede ser un comportamiento rutinario, hasta el punto de que no revisar constantemente los mensajes entrantes y las notificaciones por correo electrónico causa su propio estrés.

Pero como dice Tim Ferriss : "Crea holgura, ya que nadie te la dará".

El primer paso para administrar su correo electrónico y, por lo tanto, su productividad es crear límites y expectativas razonables en torno al tiempo de respuesta.

Reserve tiempo

La eficiencia y la productividad tienden a aumentar cuando nos hacemos responsables de un cronograma.

Tácticas como la Técnica Pomodoro oel Método Seinfeld son excelentes para disminuir la procrastinación y aumentar la concentración. Configurar su estación de trabajo con múltiples pantallas ayuda a organizar sus proyectos y reducir el tiempo dedicado a cambiar entre pestañas.

Cuando se trata específicamente de revisar el correo electrónico y prestar atención a su respuesta, crear tiempos establecidos ayuda a disminuir la inundación de información y reduce la sobrecarga de correo electrónico. Dependiendo de su función, revisar el correo electrónico cada hora (incluso con menos frecuencia, digamos 2 o 3 veces al día) puede funcionar. Esto depende del individuo. No hay respuestas únicas para todos.

El objetivo es desafiar tu reflejo de "tengo que..." cuando se trata de correo electrónico. ¿Tienes que? ¿ Qué importancia tiene ahora ? Reconozcamos que nos hemos entrenado para estar siempre conectados y receptivos, y cambiar este comportamiento llevará tiempo.

Considere el panorama más amplio

No revises tu correo electrónico a primera hora de la mañana ni a última hora de la noche. Cualquier problema o petición que encuentres puede persistir, alterando el impulso de la mañana o preocupándote y distrayéndote de una buena noche de sueño.

Es el concepto detrás de 'Inbox Zero' popularizado por Merlin Mann: “Se trata de cómo recuperar tu correo electrónico, tu atención y tu vida. ¿Ese “cero”? No se trata de cuántos mensajes hay en tu bandeja de entrada, sino de cuánto de tu propio cerebro hay en esa bandeja de entrada”. 

El correo electrónico no es lo único que tienes, así que no permitas que afecte al resto de tu vida.

Elija no sólo cuándo, sino si

La sobrecarga de correo electrónico es real. Los correos electrónicos enviados tienden a generar entre 1 y 2 correos electrónicos devueltos como respuesta. Con el tiempo, los segundos acumulados perdidos en los mensajes entrantes y el crecimiento exponencial de los correos electrónicos devueltos pasan factura.

Es justo considerar cómo se podría interpretar el hecho de no responder. Pero si en general eres comunicativo y receptivo con tus compañeros de trabajo, ¿es necesario continuar con el ida y vuelta enviando otro mensaje más en el hilo?

priorizar

Responda a los correos electrónicos desde un lugar prioritario , no desde lo reciente. Incluso si una respuesta lleva más tiempo o es más difícil de redactar, priorizar le ayuda a liberar espacio mental y aumentar la productividad.

Configurar una respuesta automática

Teniendo en cuenta su función individual en el trabajo, ¿existe un segmento de correos electrónicos entrantes para el que pueda crear una respuesta automática? ¿Existe alguna plantilla que pueda utilizar para consultas repetidas? ¿Está en condiciones de contratar la función de envío de correo electrónico?

Si hay aspectos que puedes automatizar, te ahorrarás muchas horas y días acumulados a largo plazo.

Utilice las funciones de archivo y búsqueda

Algunos de nosotros respondemos a todas las notificaciones por correo electrónico y pretendemos mantener nuestra bandeja de entrada en cero. Otros tienen literalmente miles de mensajes sin leer.

Es posible que necesites tomarte un tiempo para revisar los correos electrónicos que aún están marcados como nuevos. Quizás seas del tipo valiente que opta por una eliminación masiva y una actualización completa. Si la última opción le parece arriesgada, utilice la función de archivo para archivar primero los mensajes de aquellos a quienes no puede arriesgarse a molestar.

La función de archivo también es eficaz para organizar la bandeja de entrada de su correo electrónico. Archive todo lo que haya leído y que no requiera seguimiento y use su bandeja de entrada solo para aquellos elementos que requieran respuesta.

Utilice la función de búsqueda si alguna vez necesita buscar una conversación anterior. Con estas herramientas fáciles de usar, realmente no hay necesidad de un complicado sistema de carpetas o una bandeja de entrada repleta.

Desactivar notificaciones por correo electrónico

Puedes optar por informar a un grupo selecto que utilice Slack o mensajes de texto para comunicarse contigo en caso de asuntos urgentes. De lo contrario, cree la expectativa de que el correo electrónico probablemente no reciba una respuesta inmediata.

Al bajar de la montaña rusa de notificaciones por correo electrónico, se demostrará a sí mismo y a los demás que puede ser más eficiente minimizando las distracciones.

Recupera el control de tu jornada laboral. Induce una libertad que pocos de nosotros sabemos que podemos elegir.