19 maneras de ser más productivo

¿Alguna vez has sentido que tus tareas se acumulan y necesitas más tiempo en un día para terminar todo? No estás solo. ¡La buena noticia es que hemos encontrado 19 formas de ayudarle a ser más productivo y hacer más cosas!

1. Ordena tu superficie de trabajo

El estado de tu espacio físico dice mucho sobre tu capacidad para manejar el estrés y completar tareas. Si bien algunas pequeñas chucherías y tazas en tu escritorio añaden un poco de personalidad, demasiadas cosas en exceso te harán sentir abrumado. Tómese unos minutos al comienzo de su jornada laboral para limpiar sus actos . Mezcle o digitalice montones de documentos, limpie bien su escritorio y tal vez incluso considere buscar un nuevo hogar para ese muñeco novedoso que ha estado acumulando polvo desde 2014. Simplemente poder tener espacio para extenderse y hacer un inventario visual de sus tareas. seguramente revolucionará su flujo de trabajo.

2. Deja de cuidar tu bandeja de entrada

Todos somos un poco culpables de hacer esto. Mantener su correo electrónico abierto en todo momento del día, deteniéndose en seco para responder a cada mensaje en tiempo real. Si bien eso es ciertamente educado, nada mata tanto la productividad como las tareas rápidas intermitentes. En lugar de hacer esto, intente agrupar los correos electrónicos en períodos de tiempo dedicados, no más de 4 a 5 veces al día. De esta manera, responder a los correos electrónicos puede verse como una tarea propia, permitiendo respuestas más completas y atentas. Además, otra cosa que debes tachar de tu lista de tareas pendientes.

3. Utilice una segunda pantalla

Si aún no estás utilizando un segundo monitor , no te imaginas los beneficios de tener uno. De hecho, en mi primer día trabajando en mi primer "trabajo real", traté cortésmente de rechazar una segunda pantalla. Afortunadamente, mi gerente rechazó e insistió, y ahora no puedo imaginar la vida sin uno. Una segunda pantalla le permite tener material de referencia a mano sin perder tiempo cambiando de pestaña. Según una investigación realizada en la Universidad de Utah , todo ese clic de un lado a otro suma: usar un segundo monitor puede ahorrarle 2,5 horas por día. ¡Piensa en lo que podrías hacer con todo ese tiempo!

4. Trate de realizar una tarea importante antes del almuerzo.

Comience la mañana con una tarea sencilla para poner las cosas en marcha, luego aborde una tarea más grande e intente terminarla antes del almuerzo. Esto le permitirá disfrutar realmente de su descanso y le ofrecerá un marco de tiempo distinto para mantenerse encaminado. Luego, una vez que haya descansado de su comida, podrá comenzar la tarde con borrón y cuenta nueva.

5. No tengas miedo de continuar con "No molestar".

Si realmente necesita concentrarse y eliminar las charlas y otras distracciones en la oficina, no dude en desconectarse. Los compañeros de trabajo lo entenderán; Muchos sistemas de comunicación interna tienen una opción de "no molestar" para este propósito exacto. Activa el interruptor, ponte los auriculares y listo.

6. Escuche el ruido ambiental

Hablando de auriculares, no todo el mundo puede escuchar música mientras trabaja. Para tareas que requieren pensamiento crítico, las canciones con letra pueden suponer una sobrecarga sensorial. Spotify, YouTube y otras plataformas de escucha tienen listas de reproducción llenas de música instrumental, partituras de películas o simplemente ruido blanco que pueden filtrar los estímulos externos sin causar distracciones propias.

7. Elige tres esenciales

Al comienzo del día, piense de manera realista en tres objetivos esenciales que deben alcanzarse. Anótelos y concentre su energía en ellos, y sorpréndase gratamente de lo manejable que se vuelve su lista de tareas pendientes.

8. Divide las tareas en partes más pequeñas.

Teniendo en cuenta los "tres elementos esenciales", piense en las tareas en términos menos "macro". No pienses en un gran proyecto como algo único que debes tachar de tu lista de tareas pendientes si en el fondo sabes que es un proceso de varios pasos que te llevará unos días. Ser poco realista y demasiado ambicioso con tus metas y habilidades tiene efectos negativos en la autoestima y la productividad a largo plazo, ¡así que no te vuelvas loco!

9. Mantenga un trabajo atrasado

El universo está lleno de errores, pero no permita que eso desvíe su productividad. A veces su punto de contacto está enfermo. A veces Internet se cae. Pero eso no significa que puedas simplemente rendirte. Mantenga una lista digital o física de tareas de menor prioridad que se pueden completar a largo plazo o sin una fecha límite firme. Cuando tenga contratiempos que le impidan realizar su lista habitual de tareas pendientes, puede recurrir a esta lista para asegurarse de seguir siendo productivo a pesar de los eventos no planificados. Incluso si es algo tan simple como "organizar el archivador".

10. Toma un almuerzo energizante

Cuando disfrutes de tu pausa para el almuerzo , elige algo que te llene y que sea nutritivo. De esta manera, podrás volver a tu lista de tareas pendientes sin distraerte con las ganas de comer un refrigerio. Además, cuando estás lleno (cortesía de una comida saludable), no estás tan fatigado y puedes mantener el rumbo.

11. Subcontrata donde puedas

Si nota que su plato está lleno de pequeñas cosas que no tiene tiempo para hacer, considere la posibilidad de subcontratar, tanto en el trabajo como en su vida personal. Automatice los procesos siempre que sea posible (pago automático, recordatorios recurrentes, etc.) o utilice autónomos digitales en sitios como Fiverr y Upwork para erradicar las tareas más pequeñas de su lista.

12. No uses la cafeína como muleta

Mucha gente tiene la reacción instintiva de beber una taza de café o té cuando se siente letárgica. Pero la verdad es que la cafeína tarda unos 20 minutos en hacer efecto y comenzar a hacer su magia, ¡y a veces ni siquiera la necesitas! Consuma cafeína al comienzo de su jornada laboral, antes de comenzar con sus tareas del día. Además, si se siente letárgico al final de la tarde, no se retire inmediatamente a la cafetera, lo que sólo interrumpirá su sueño y aumentará su tolerancia a la cafeína. En su lugar, dé un paseo rápido o beba un poco de agua. Mantenerse hidratado es la clave para ser productivo; Muchas veces nuestro cuerpo se siente cansado o hambriento cuando en realidad solo necesita un poco de H2O.

13. Escríbelo

No te ofendas, pero tu memoria no es tan buena como crees. No confíe en su capacidad de recuperación y deje caer la pelota accidentalmente. Anota las fechas de vencimiento, incluso si son flexibles. Si usa un calendario digital, es fácil cambiar las fechas límite según sea necesario, y si es fanático de una agenda con lápiz y papel, puede escribir tareas en notas adhesivas para cambios rápidos de fechas. Asociar fechas de entrega con tus tareas y proyectos los convierte en metas tangibles por las que trabajar, manteniéndote encaminado.

14. Identifique sus objetivos antes de acudir a las reuniones.

Tómese de 5 a 10 minutos antes de una reunión o llamada importante para revisar sus objetivos y descubrir qué espera obtener de la próxima interacción. Esto asegurará que mantenga el rumbo y tal vez incluso descubra problemas o elementos que abordar en los que no había pensado antes. Puedes hacer esto con los miembros del equipo o solo contigo mismo. Luego, una vez completada la tarea o reunión, puede consultar los objetivos que estableció y determinar si se cumplieron y adónde ir a partir de ahí. No hay nada más frustrante que pasar tiempo en una reunión y darte cuenta de que has dedicado el doble de tiempo a abordar solo la mitad de los problemas. Este método ayudará a la productividad al aprovechar al máximo su tiempo.

15. Anota una tarea ya realizada

No es ninguna vergüenza escribir una tarea sólo para tacharla. Se le permite aumentar su propia autoestima para impulsar la productividad del día. Por ejemplo, si escribe sus tareas diarias mientras termina su desayuno, puede escribir "Desayunar" y luego marcarlo. Mírate, ya has completado algo del día y ¡acaba de empezar!

16. Engáñate a ti mismo para lograrlo

Es el clásico cuento de la procrastinación: la tarea en sí no es tan mala, pero simplemente no te atreves a empezar. Sabes que una vez que empiezas, pondrás la pelota en marcha, pero lo difícil es empezar. ¡Así que negocia un poco contigo mismo! Prométete que trabajarás en la tarea durante 10 minutos: ¡eso es todo! ¡Diez minutos no es nada! Ambos sabemos que una vez que llevas 10 minutos realizando una tarea, probablemente terminarás haciéndola entera. Si realmente solo puedes pasar esos pocos minutos sin distraerte o desanimarte, cumple tu promesa original. Deja la tarea a un lado y tómate un breve descanso. Una vez que esté renovado, prométase otros 10. Se sorprenderá de cuánto podrá hacer.

17. Ocultar las distracciones

Esto va acompañado de tener una superficie de trabajo limpia. Quita las distracciones de la vista y de la mente. Apaga el timbre de tu teléfono y colócalo boca abajo, o mejor aún, en un cajón. Consigue un clasificador de cartas o un buzón para guardar archivos o papeles que no necesitas en este momento. Mitigar el desorden y el exceso de cosas en tu escritorio te mantendrá concentrado en la tarea que tienes entre manos.

18. Programe de manera inteligente

Desafortunadamente, la teletransportación aún no existe. No puedes regresar de esa reunión a tu escritorio sin tiempo intermedio. Además, no puede comenzar una tarea en el mismo momento en que cruza la puerta principal o la oficina. Así que no finjas que puedes. Tenga en cuenta los viajes y el tiempo de reserva en su agenda. Darse tiempo para relajarse después de una larga reunión le ayudará a gestionar sus propias expectativas y fomentar la productividad. Cuando esperas hacer 50 cosas una tras otra, terminarás decepcionado en lugar de orgulloso.

19. Darse de baja

Por último, aproveche la oportunidad para reducir el desorden digital de su bandeja de entrada y de sus fuentes de noticias. Dejar de seguir y cancelar la suscripción a cuentas y servidores que ya no son de su interés calmará la ola de información que puede hacer que se sienta abrumado y estancado. Además, reservar entre 20 y 30 minutos para hacer una limpieza rápida es solo una cosa más que debes tachar de tu lista de tareas pendientes. Es la tarea pendiente la que sigue dando.