19 façons d'être plus productif

Avez-vous déjà eu l'impression que vos tâches s'accumulent et que vous avez besoin de plus de temps dans une journée pour tout faire ? Tu n'es pas seul. La bonne nouvelle est que nous avons trouvé 19 façons de vous aider à être plus productif et à en faire plus !

1. Désencombrez votre surface de travail

L’état de votre espace physique en dit long sur votre capacité à gérer le stress et à accomplir des tâches. Même si quelques petits bibelots et tasses sur votre bureau ajoutent un peu de personnalité, trop de choses en excès vous alourdiront. Prenez quelques minutes au début de votre journée de travail pour faire le ménage . Jetez ou numérisez des piles de documents, essuyez bien votre bureau et envisagez peut-être même de trouver une nouvelle maison pour cette figurine fantaisie qui ramasse la poussière depuis 2014. Il suffit de pouvoir disposer d'un espace pour vous étendre et faire un inventaire visuel de vos tâches. ne manquera pas de révolutionner votre flux de travail.

2. Arrêtez de garder votre boîte de réception

Nous sommes tous un peu coupables de faire ça. Garder votre messagerie ouverte à tout moment de la journée, vous arrêter net pour répondre à chaque message en temps réel. Bien que ce soit certainement poli, rien ne tue la productivité comme des tâches rapides et intermittentes. Au lieu de cela, essayez de regrouper les e-mails en périodes dédiées, pas plus de 4 à 5 fois par jour. De cette façon, répondre aux e-mails peut être considéré comme une tâche en soi, permettant des réponses plus complètes et plus attentives. De plus, une autre chose à cocher sur votre liste de choses à faire.

3. Utilisez un deuxième écran

Si vous n'utilisez pas déjà un deuxième moniteur , vous ne pouvez pas imaginer les avantages d'en avoir un. En fait, lors de mon premier jour de travail pour mon premier « vrai travail », j'ai essayé de refuser poliment un deuxième écran. Heureusement, mon manager a repoussé et a insisté, et maintenant je ne peux plus imaginer la vie sans un. Un deuxième écran vous permet de garder du matériel de référence à portée de main sans perdre de temps à basculer entre les onglets. Selon une recherche effectuée à l' Université de l'Utah , tous ces allers-retours s'additionnent : l'utilisation d'un deuxième moniteur peut vous faire gagner 2,5 heures par jour. Pensez à ce que vous pourriez faire de tout ce temps !

4. Essayez d’accomplir une tâche majeure avant le déjeuner

Commencez votre matinée avec une tâche simple pour lancer le bal, puis attaquez-vous à une tâche plus importante et essayez de la terminer avant le déjeuner. Cela vous permettra de vraiment profiter de votre pause et vous proposera un calendrier distinct pour vous garder sur la bonne voie. Ensuite, une fois reposé après votre repas, vous pourrez commencer votre après-midi avec une table rase.

5. N'ayez pas peur de continuer sur « Ne pas déranger »

Si vous avez vraiment besoin de vous concentrer et d’éviter les bavardages et autres distractions au bureau, n’hésitez pas à vous déconnecter. Les collègues comprendront ; de nombreux systèmes de communication internes disposent d'une option « Ne pas déranger » dans ce but précis. Actionnez l’interrupteur, insérez vos écouteurs et c’est fait.

6. Écoutez le bruit ambiant

En parlant d’écouteurs, tout le monde ne peut pas écouter de la musique pendant qu’il travaille. Pour les tâches qui nécessitent une pensée critique, les chansons avec des paroles peuvent constituer une surcharge sensorielle. Spotify, YouTube et d'autres plateformes d'écoute proposent des listes de lecture remplies de musique instrumentale, de musiques de films ou simplement de bruit blanc qui peuvent filtrer les stimuli externes sans provoquer de distractions.

7. Choisissez-en trois essentiels

Au début de votre journée, réfléchissez de manière réaliste à trois objectifs essentiels à atteindre. Notez-les et concentrez votre énergie dessus, et soyez agréablement surpris de voir à quel point votre liste de choses à faire devient gérable.

8. Divise les tâches en parties plus petites

En gardant à l’esprit les « trois essentiels », pensez aux tâches en termes moins « macro ». Ne considérez pas un projet énorme comme une seule chose à cocher sur votre liste de choses à faire si au fond vous savez qu'il s'agit d'un processus en plusieurs étapes qui vous prendra quelques jours. Être irréaliste et trop ambitieux quant à vos objectifs et à vos capacités a des effets négatifs sur l'estime de soi et la productivité à long terme, alors ne vous inquiétez pas !

9. Gardez un arriéré

L’univers est plein de faux pas, mais ne laissez pas cela perturber votre productivité. Parfois, votre point de contact est malade. Parfois, Internet tombe en panne. Mais cela ne veut pas dire que vous pouvez simplement abandonner. Conservez une liste numérique ou physique des tâches moins prioritaires qui peuvent être réalisées à long terme ou sans délai ferme. Lorsque vous rencontrez des problèmes qui vous empêchent de suivre votre liste de tâches habituelle, vous pouvez vous appuyer sur cette liste pour vous assurer que vous êtes toujours productif malgré des événements imprévus. Même si c'est quelque chose d'aussi simple que « organiser un classeur ».

10. Prenez un déjeuner énergisant

Lorsque vous profitez de votre pause déjeuner , choisissez quelque chose de copieux et nutritif. De cette façon, vous pouvez revenir à votre liste de choses à faire sans vous laisser distraire par l’envie de grignoter. De plus, lorsque vous êtes rassasié (grâce à un repas sain), vous n'êtes pas aussi fatigué et pouvez rester sur la bonne voie.

11. Externalisez là où vous le pouvez

Si vous remarquez que votre assiette est pleine de petites choses que vous n'avez pas le temps de faire, envisagez l'externalisation, tant au travail que dans votre vie personnelle. Automatisez les processus lorsque cela est possible (paiement automatique, rappels récurrents, etc.) ou faites appel à des pigistes numériques sur des sites tels que Fiverr et Upwork pour éliminer les petites tâches de votre liste.

12. N'utilisez pas la caféine comme béquille

De nombreuses personnes ont la réaction instinctive de boire une tasse de café ou de thé lorsqu'elles se sentent léthargiques. Mais la vérité est qu’il faut environ 20 minutes pour que la caféine fasse effet et commence à opérer sa magie, et parfois vous n’en avez même pas besoin du tout ! Prenez votre caféine au début de votre journée de travail, avant de vous installer dans vos tâches de la journée. De plus, si vous vous sentez léthargique en fin d'après-midi, ne vous retirez pas immédiatement vers la cafetière, car cela ne fera que perturber votre sommeil et renforcer votre tolérance à la caféine. Au lieu de cela, faites une promenade rapide ou buvez de l’eau. Rester hydraté est la clé pour être productif ; Souvent, notre corps se sent fatigué ou affamé alors qu’en réalité il a juste besoin d’un peu d’H2O.

13. Écrivez-le

Ne vous offensez pas, mais votre mémoire n’est pas aussi bonne que vous le pensez. Ne comptez pas sur votre rappel et laissez tomber accidentellement la balle. Notez les dates d'échéance, même si elles sont flexibles. Si vous utilisez un calendrier numérique, il est facile de modifier les délais selon vos besoins, et si vous êtes fan d'un agenda papier et stylo, vous pouvez écrire des tâches sur des notes autocollantes pour des changements rapides de date. Associer des dates d'échéance à vos tâches et projets les transforme en objectifs tangibles à atteindre, vous gardant ainsi sur la bonne voie.

14. Identifiez vos objectifs avant de vous rendre à des réunions

Prenez 5 à 10 minutes avant une réunion ou un appel important pour revoir vos objectifs et déterminer ce que vous espérez gagner de la prochaine interaction. Cela vous permettra de rester sur la bonne voie et vous permettra peut-être même de découvrir des problèmes ou des éléments à résoudre auxquels vous n'aviez pas pensé auparavant. Vous pouvez le faire avec les membres de l’équipe ou simplement avec vous-même. Ensuite, une fois la tâche ou la réunion terminée, vous pouvez vous référer aux objectifs que vous vous êtes fixés et déterminer s'ils ont été atteints et où aller à partir de là. Il n'y a rien de plus frustrant que de passer du temps en réunion pour se rendre compte que vous avez passé le double de temps à traiter la moitié des problèmes. Cette méthode contribuera à la productivité en utilisant au mieux votre temps.

15. Notez une tâche déjà effectuée

Il n'y a aucune honte à écrire une tâche juste pour la cocher. Vous avez le droit de renforcer votre propre estime de soi pour relancer la productivité de la journée. Par exemple, si vous écrivez vos tâches quotidiennes pendant que vous terminez votre petit-déjeuner, vous pouvez écrire « Prendre le petit-déjeuner », puis cochez-le. Regardez-vous, vous avez déjà terminé quelque chose pour la journée, et elle ne fait que commencer !

16. Trompez-vous pour le faire

C'est l'histoire classique de la procrastination : la tâche en elle-même n'est pas si mauvaise, mais vous n'arrivez tout simplement pas à vous résoudre à commencer. Vous savez, une fois que vous aurez commencé, vous lancerez le bal, mais c'est le démarrage qui est si difficile. Alors marchandez un peu avec vous-même ! Promettez-vous de travailler sur la tâche pendant 10 minutes : c'est tout ! Dix minutes, ce n'est rien ! Nous savons tous les deux qu'une fois que vous avez commencé une tâche pendant 10 minutes, vous finirez probablement par tout faire. Au cas où vous ne pourriez vraiment faire que ces quelques minutes sans vous laisser distraire ou décourager, honorez votre promesse initiale. Mettez la tâche de côté et faites une petite pause. Une fois que vous êtes rafraîchi, promettez-vous 10 autres. Vous serez surpris de tout ce que vous aurez accompli.

17. Cacher les distractions

Celui-ci va de pair avec une surface de travail propre. Éloignez les distractions de votre vue et de votre esprit. Éteignez la sonnerie de votre téléphone et posez-le face cachée, ou mieux encore dans un tiroir. Procurez-vous une trieuse de lettres ou une boîte aux lettres pour ranger les fichiers ou les papiers dont vous n'avez pas besoin en ce moment. En atténuant le désordre et les excès de choses sur votre bureau, vous resterez concentré sur la tâche à accomplir.

18. Planifiez intelligemment

Malheureusement, la téléportation n'existe pas encore. Vous ne pouvez pas revenir de cette réunion à votre bureau sans intervalle de temps. De plus, vous ne pouvez pas commencer une tâche au moment même où vous franchissez la porte d'entrée ou votre bureau. Alors ne faites pas comme si vous le pouviez. Tenez compte des déplacements et du temps tampon dans votre emploi du temps. S'accorder le temps de décompresser après une longue réunion vous aidera à gérer vos propres attentes et encouragera la productivité. Lorsque vous vous attendez à accomplir 50 choses l’une après l’autre, vous finirez par être déçu au lieu d’être fier.

19. Se désabonner

Enfin, profitez-en pour réduire l’encombrement numérique de votre boîte de réception et de vos fils d’actualité. Se désabonner et se désinscrire des comptes et serveurs qui ne vous intéressent plus calmera la vague d'informations qui peut vous laisser submergé et enlisé. De plus, réserver 20 à 30 minutes pour effectuer un nettoyage rapide n’est qu’une chose de plus à cocher sur votre liste de choses à faire. C'est la tâche qui continue de donner.